チームで円滑に仕事をするには?

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プロジェクトでよく起こる問題

クライアントとサービス提供者、上司と部下、エンジニアとデザイナー、営業担当者とマーケティング担当などお互いの立場や能力は違うけれど、誰かと協力して仕事(プロジェクト)すすめるという事がよくあります。同じ社内の同じ職種であっても2人以上が関わることも、少なくありません。

そのようなプロジェクトにおいて、チーム内の各々が阿吽の呼吸で仕事をしている時は何も問題無いですが、逆に上手くいって無い場合のほとんどは、「コミュニケーション」と「期待値とアウトプットのギャップ」に課題があります。

実際に、過去に起きたあまりうまく進行できていないプロジェクトの事例を振り返ってみると、以下の様なケースがあります。

  • お互いに相手に対し「技術・説明・報告が足りない」と感じている
  • 「温度感が違う」と一方が感じている

いずれの場合も、一緒に仕事をした経験(時間)が少ない場合や、業務をする場所が物理的に離れている場合、上記のような問題が起きる確率も高くなります。

プロジェクトマネジメントやSLAで認識のズレを無くす

事前に以下の様な項目を定義し、それについて無理がないか否かをお互いが協議を行う事で計画の達成を管理し、期待値とアウトプットの認識の違いをなくします。プロジェクトマネージメントやSLA(Service Level Agreement)として、よく語られる事項でも有ります。

  1. 仕事の目的(納品がゴールではなく何が目的であるか)
  2. 仕事の範囲と責任
  3. アウトプットの品質に関する規定
  4. 報告と管理の方法
  5. 品質レベルが満たない時の対応方法

人と人の協調を促すファシリテーション

仕事はさまざまな人が絡むので、全てが順調に進むわけではありません。プロジェクトメンバー各々の強みや弱みを理解し、モチベーションを上げ、カバーしあうという気持ちが無ければ、結果としてプロジェクトは上手く行きません。ここではプロジェクトに関わる人の協調を促す(個人と個人を繋ぐ)プロジェクトファシリテーションという技術が必要です。

上述の進行が良くないプロジェクトの多くは、プロジェクトマネジメントばかりに注力しすぎており、プロジェクトファシリテーションへの視点が足りない事でコミュニケーションが良好に進まない原因となっています。

よりチームが円滑に仕事をするために、プロジェクトのマネジメントとファシリテーションの2つの軸からプロジェクトを診断や実行をすると問題点の抽出と、改善案が生まれ、阿吽の呼吸で仕事ができるプロジェクトやチームになるかと思います。